Aufgaben des Vorstands
Was bedeuten die einzelnen Vorstandspositionen und mit welchen Aufgaben werden von welcher Position wahrgenommen?
Vorsitzende*r
Die hierfür gewählte Person vertritt den Verein nach Außen und organisiert die Arbeit innerhalb des Vorstands. Allgemein umfasst die Rolle folgende Aufgaben:
- vertritt den Verein gerichtlich und außergerichtlich im Rechtsverkehr.
- organisiert und leitet die Arbeit des Vorstandes und sorgt dafür, dass Vorstandsmitglieder die ihnen übertragenen Aufgaben, z.B. (Geschäftsverteilungsplan) übernehmen.
- erarbeitet die Beschlussvorlagen für den Vorstand und für die Mitgliederversammlung oder lässt sie erarbeiten und bringt sie in das jeweilige Vereinsorgan zur Beratung und Beschlussfassung ein.
- beruft die Vorstandssitzung ein und leitet diese.
- sorgt dafür, dass den Vereinsmitgliedern die notwendigen Kenntnisse zum Vereins-, Kleingarten- und Pachtrecht sowie Umweltrecht übermittelt werden.
- nimmt regelmäßig an den organisierten Schulungsveranstaltungen teil.
- sorgt für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Gemeindeverwaltung (Stadt- und Bezirksverwaltung) und setzt sich für ein gemeinnütziges und öffentlichkeitswirksames Auftreten des Vereins ein.
- sucht nach Möglichkeiten möglichst viele Mitglieder in die Gestaltung eines vielseitigen und interessanten Vereinslebens einzubeziehen.
- berichtet regelmäßig vor der Mitgliederversammlung über die Ergebnisse der Arbeit des Vorstandes und sorgt dafür, dass der Verein seine Rechte und Pflichten im Verband übernimmt.
Du erreichst dieses Vorstandsmitglied über die E-Mailadresse vorsitz@aufderreide.de.
Stellvertretende*n Vorsitzende*r
Die hierfür gewählte Person dient einerseits als Vertretung des Vorsitzes, ist aber vor allem für Vereinsveranstaltungen, Mitgliedschaften und Pachtverhältnis und die Öffentlichkeitsarbeit zuständig. Allgemein umfasst die Rolle folgende Aufgaben:
- vertritt den Vorsitzenden gerichtlich und außergerichtlich im Rechtsverkehr bei Verhinderung
- obliegt gemeinsam mit dem gewählten Festausschuss die organisatorische Vorbereitung und Durchführung aller Veranstaltungen im Verein.
- führt den Mitgliedernachweis/die Mitgliederkartei und ist für den tagfertigen Nachweis aller notwendigen Aufgaben über die Mitgliedschaft und Pachtverhältnisse verantwortlich.
- Vorbereitung und Durchführung der Aufnahme neuer Mitglieder bzw. der Beendigung der Mitgliedschaft.
- Vermittlung des Erwerbs der zulässigen Gartenbestandteile vom Vorpächter.
- Kontrolle der Übergabe aller die Parzellen betreffenden Unterlagen. Insbesondere Baugenehmigungen durch den Vorpächter
- Übergabe von Auflagen, die durch den Neupächter erfüllt werden müssen.
- Kontrolle der ordnungsgemäßen Rückgabe der Parzelle durch den aufgebenden Pächter und insbesondere Sicherung der Wertschätzung.
- Erteilung von Auflagen an den weichenden Pächter.
- Abnahme der zurückgegebenen Parzelle
- Übergabe der für den Neupächter wichtigen verbindlichen Unterlagen, wie Satzung, Unterpachtvertrag und Gartenordnung
- ist für die Organisation eines vielfältig kulturellen Lebens im Verein verantwortlich.
- organisiert die Öffentlichkeitsarbeit im Verein.
- führt den Auszeichnungsnachweis und die Liste der Jubilare im Verein.
Du erreichst dieses Vorstandsmitglied über die E-Mailadresse stellv.vorsitz@aufderreide.de.
Schriftführer*in
Die hierfür gewählte Person ist einfach gesagt für alles zuständig, was mit "Schreiben" und dem Versand/Empfang von Post zu tun hat.
- Protokollführung bei Mitgliederversammlungen und genaue Wiedergabe der Abstimmungsergebnisse.
- Verteilung der Protokolle an die Mitglieder
- Mitgliederverwaltung und Bearbeitung von Aufnahmeanträgen und Austrittserklärungen
- schriftliche Einladung zu den Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen per Post oder E-Mail bzw. durch die Veröffentlichung im Gartenfreund oder Aushang unter Beachtung der satzungsmäßigen Fristen
- Einladungsschreiben zu Festveranstaltungen oder Turnieren.
- Schreiben von Gruß- und Glückwunschkarten
- Bearbeitung und Verteilung der eingehenden Post gemäß den vereinbarten Zuständigkeiten des Vorstands und des erweiterten Vorstands
- Ablage und Betreuung des Archivs
Du erreichst dieses Vorstandsmitglied über die E-Mailadresse schriftfuehrung@aufderreide.de.
Kassierer*in
Verwaltet die Kasse des Vereins und führt ordnungsgemäß Buch über alle Einnahmen und Ausgaben. Ist in allen finanziellen Belangen (Steuererklärung, Lohnsteuer, Buchführung, Finanzverwaltung) allein verantwortlich.
Die Überwachung des Vorstandes erfolgt im normalen Geschäftsbetrieb durch die vierteljährlichen schriftlichen Berichte des/der Kassierer*in über die Entwicklung der Einnahmen und Ausgaben des Vereins im Vereinsvorstand.
Mit Ablauf des Geschäftsjahres schließt er/sie die Bücher ab und legt sie den Kassenprüfer*innen etwa eine Woche vor Beginn der Mitgliederversammlung zur Prüfung vor. Der Mitgliederversammlung erstattet er einen detaillierten Kassenbericht. Des Weiteren ist er/sie Ansprechpartner*in bei Einschaltung von steuerlichen Beratern (für die Vereinsbuchhaltung, den Jahresabschluss etc.)
Führt die notwendigen geschäftlichen Unterlagen des Vereins, wie Pachtflächennachweis, Versicherungsnachweise, Zeitungsbezieherliste, Darlehensanteilsliste für gemeinsame finanzierte Einrichtungen.
Du erreichst dieses Vorstandsmitglied über die E-Mailadresse kasse@aufderreide.de.
Fachberater*in
Die hierfür gewählte Person ist fachlich für die Erde, das Grün und die Bauten in den Gärten verantwortlich. Sie steht den Gärtnernden und dem Vorstand beratend zur Seite.
- Die Beratung von Vereins- und Vorstandsmitgliedern in fachlichen Fragen
- Information der Kleingärtner über naturgemäßes und umweltbewusstes Gärtnern (Erhalt und Förderung der ökologischen Vielfalt, so wie der Methoden zur Gesunderhaltung von Pflanzen und Boden)
- Beratung aller Pächter (insbesondere der Neupächter) bei der Gestaltung von Kleingartenparzellen entsprechend dem Kleingartengesetz
- Durchführung von Fachvorträgen, praktischen Übungen und Erarbeitung des Jahresplanes der Gartenfachberatung im Verein
- Zusammenstellung/Erarbeitung/Bezug und Verteilung von Fachinformationen für die Vereinsmitglieder zum Aushang in den Vereinsschaukästen oder auf der Vereinsseite im Internet
- fachliche Unterstützung der Schätzer bei Pächterwechsel und der Gartenbegehenden bei der jährlichen Gartenbegehung
- Teilnahme an den Fortbildungsveranstaltungen des Verbandes und Vertretung der Kolonie auf den Sitzungen der Gartenfachberatung des Bezirks– und Landesverbands
- Zusammenarbeit mit anderen Fachberater-/innen unter anderem auch bei gemeinsamen Aufgabenstellungen, wie z. B. dem Aufbau von Internetseiten und Gartenforen oder gemeinsamen Veranstaltungen und Vorträgen
- Organisation & Dokumentation von Gemeinschaftsarbeiten an den Vereinsanlagen
- Organisation der Einfahrgenehmigungen
Du erreichst dieses Vorstandsmitglied über die E-Mailadresse fachberatung@aufderreide.de.